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Ablauf-Beschreibung

 

Datenübernahme für den Wechsel
Wir besuchen Sie gerne vor Ort, um Ihre Daten und die Daten Ihrer Mandanten für einen Wechsel entgegen zu nehmen. Wir lernen Sie und Ihre Abläufe bereits zu diesem frühen Zeitpunkt ganz genau kennen. Neben dem Einpflegeteam lernen Sie Ihren zukünftigen Lohnsachbearbeiter persönlich kennen. Alle Besonderheiten Ihrer Mandanten werden von uns dokumentiert und bei der Ersteinrichtung umgesetzt. Wir besprechen mit Ihnen den weiteren Ablauf und vereinbaren einen Projektplan.
Die an uns übergebenen Daten werden in unser Abrechnungssystem übernommen. Hierbei findet bereits eine erste Plausibilitätsprüfung durch Ihren persönlichen Lohnsachbearbeiter statt. Neben den gesetzlich vorgeschriebenen und notwendigen Anpassungen der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung werden die mandantenspezifischen Besonderheiten auch schon zu diesem Zeitpunkt auf zukünftige gesetzliche Veränderungen hin überwacht. Nach der Einpflege sprechen wir mit Ihnen Auffälligkeiten durch und klären offene Sachverhalte.

1. Abrechnung
Sie entscheiden, ob Ihr Mandant direkt an uns oder über Sie die Daten übergibt. Nach dem Erhalt der ersten Änderungsdaten und Aufzeichnungen Ihrer Mandanten übernehmen wir die Daten in unser Abrechnungssystem und stellen bei Bedarf Rückfragen. Bei der ersten Abrechnung werden unsere Daten mit Ihrer bisherigen Entgeltabrechnung verglichen. Dadurch stellen wir sicher, dass ggf. auftretende eventuelle Differenzen im Vorfelde durch uns geklärt und korrigiert werden können. Nach Fertigstellung der ersten Echt-Abrechnung kommen wir zu Ihnen und erklären Ihnen persönlich unsere klar strukturierten Abrechnungsunterlagen, Formulare und Auswertungen. Sie entscheiden, welche Unterlagen Sie behalten und welche Sie an Ihren Mandanten weitergeben möchten. Bei Rückfragen - auch durch Ihre Mandanten - stehen wir Ihnen für weitere Erklärungen und/oder Ergänzungen zur Verfügung. Des Weiteren machen wir Sie mit unserem Kunden-Center (24 h Zugriff) vertraut.

Monatliche Abrechnung
Auf Grundlage der ersten Abrechnung erstellen wir für jeden Mandanten einen individuellen Vorschlag für die weitere einfache Datenübergabe, die Sie ohne Anpassungen an Ihre Mandanten weitergeben können. Selbstverständlich nutzen wir auch die bereits bestehenden Dokumentation und Datentabellen Ihrer Mandanten, wie z.B. Urlaubslisten, Provisionstabellen. Wir erinnern Sie oder direkt Ihren Mandanten rechtzeitig an die nächsten Abrechnungstermine und die zeitnahe Datenübergabe. Wir behalten die gesetzlichen Fristen stets im Blick und sorgen für eine prüfungssichere und korrekte Lohnabrechnung.

Neue Mitarbeiter
Ihre Mandanten melden Ihnen oder uns direkt neue Mitarbeiter mithilfe unseres neutralen Mitarbeiterbogens. Dieser beinhaltet alle für eine korrekte Lohnabrechnung notwendigen Angaben. Der Bogen ist einfach und übersichtlich gestaltet. Wir übernehmen die Daten und klären offene Fragen. Durch unseren selbst entworfenen Mitarbeiterbogen, den wir regelmäßig an notwendige gesetzliche Veränderungen anpassen, können wir frühzeitig ausschließen, dass falsche oder nur Teil-Informationen abgefragt werden.

Elektronisches Meldewesen
Monat für Monat übernehmen wir die gesetzlich notwendigen Meldungen in elektronischer Form für Sie und Ihre Mandanten. Ob Lohnsteuer-Anmeldung (ELSTER) oder elektronische Beitragsnachweise und Meldewesen (DEÜV). In den Abrechnungsunterlagen erhalten Sie alle Protokolle der übermittelten Daten zur Weitergabe.

Zahlungen
Ihre Mandanten erhalten von uns für alle Überweisungen, die Ihr Mandant im Rahmen der Entgeltabrechnung benötigt, eine Standard-Zahlungsdatei (SEPA) für die Banken-Programme. Unsere monatliche Mandanteninformation informiert Ihre Mandanten über die Zahlungstermine der Krankenkassen und des Finanzamtes. Diese Information kann auf Sie personalisiert werden.

Abrechnungspaket
Alle Unterlagen sind neutral (ohne unseren Namen) und stehen Ihnen (auf Wunsch auch Ihren Mandanten) in unserem Kunden-Center – ohne weitere Kosten – online rund um die Uhr zur Verfügung. So haben Sie jederzeit und überall einen sicheren persönlichen Zugriff auf die Daten. Zusätzlich erhalten Sie die Unterlagen für die Lohnbuchhaltung monatlich in einem neutralen Aktenordner sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen komplett mit den erstellten SV-Meldungen und der Lohnsteuerbescheinigung kuvertiert in einem Sicherheitskuvert zur Ausgabe an die Mitarbeiter Ihres Mandanten. Zukünftig ist kein umsortieren, abheften oder kuvertieren mehr notwendig. Sollte Ihnen die Menge der monatlichen Abrechnungsunterlagen zu viel werden, können Sie jederzeit den Umfang der ausgedruckten Berichte anpassen.

Kunden-Center
In unserem Kunden-Center erhalten Sie Zugriff auf alle bisher erstellten Abrechnungsunterlagen und Zahlungsdateien. Des Weiteren können Sie durch weitere Zugriffsrechte auch einzelnen Mitarbeitern oder Betriebsprüfern bestimmte Nutzungsfunktionen des Kunden-Centers überlassen. Ein besonderer „Clou“ besteht hierbei auch in der Möglichkeit, dass jeder Mandant einen eigenen Online-Zugriff für seine persönlichen und individuellen Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und SV-Meldungen bekommen kann. Das Kunden-Center kann zusätzlich auch zum Austausch der monatlichen Änderungsdaten und individueller Auswertungen sowie persönlichen Nachrichten dienen.

Bescheinigungswesen
Auf Wunsch erstellen wir für Ihre Mandanten auch die (Entgelt-)Bescheinigungen. Ob Krankengeldbescheinigung, Arbeitsbescheinigung oder Wohngeldbescheinigung. Alle Bescheinigungen werden schnell und ohne zeitliche Verzögerungen erstellt – unabhängig vom Abrechnungstermin.

Zu guter letzt 
Je nach Kundenwunsch, unabhängig zur eigentlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung möchten wir mit Ihnen mindestens einmal im Jahr ein persönliches Gespräch bei Ihnen führen. Hierbei stellen wir sicher, dass wir zu jedem Zeitpunkt Ihre Bedürfnisse und Wünsche kennen und jederzeit agieren können.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, dass wir für jeden Mandanten ein individuelles Firmenlogo auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung andrucken und somit die Abrechnung für Ihre Mandanten genauso individuell gestalten wie unseren Service.

Und sollte mal die Krankenkasse und das Finanzamt eine Frage haben? Kein Problem. Auch dieser Service (ohne Zeitlimit) ist ein fester Bestandteil unseres attraktiven Komplett-Preises.