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Ablauf-Beschreibung 

 

Datenübernahme
Wir besuchen Sie gerne vor Ort, um Ihre Daten entgegen zu nehmen. Wir lernen Sie und Ihre Firma bereits zu diesem frühen Zeitpunkt ganz genau kennen. Neben dem Einpflegeteam lernen Sie Ihren zukünftigen Lohnsachbearbeiter persönlich  kennen. Alle Besonderheiten, wie z.B. Betriebsvereinbarungen, Altersvorsorge, PKW-Nutzung, Fahrgeld und VL werden von uns dokumentiert und bei der Ersteinrichtung umgesetzt. Wir besprechen mit Ihnen den weiteren Ablauf und vereinbaren einen Projektplan.

Auf Wunsch nehmen wir Kontakt mit dem bisherigen Abrechner (z.B. Steuerberater) auf und klären den Umfang der benötigten Daten. Ein Wechsel der Lohnabrechnung kann dann ohne Verzögerung erfolgen.

Die an uns übergebenen Daten werden in unser Abrechnungssystem übernommen. Hierbei findet bereits eine erste Plausibilitätsprüfung durch Ihren persönlichen Lohnsachbearbeiter statt. Neben den gesetzlich vorgeschriebenen und notwendigen Anpassungen der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung werden Ihre firmenspezifischen Besonderheiten auch schon zu diesem Zeitpunkt auf zukünftige gesetzliche Veränderungen hin überwacht. Nach der Einpflege sprechen wir mit Ihnen Auffälligkeiten durch und klären offene Sachverhalte.

 

1. Abrechnung
Sie schicken uns Ihre ersten Änderungsdaten und Aufzeichnungen so wie bisher. Wir übernehmen Ihre Daten in unser Abrechnungssystem und stellen bei Bedarf Rückfragen. Bei der ersten Abrechnung werden unsere Daten mit Ihrer bisherigen Entgeltabrechnung verglichen. Dadurch stellen wir sicher, dass auftretende Differenzen im Vorfelde durch uns geklärt und korrigiert werden können. Nach Fertigstellung Ihrer ersten Echt-Abrechnung kommen wir zu Ihnen und erklären Ihnen persönlich unsere klar strukturierten Abrechnungsunterlagen, Formulare und Auswertungen. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen für weitere Erklärungen und/oder Ergänzungen zur Verfügung, des Weiteren machen wir Sie mit unserem Kunden-Center (24 h Zugriff) vertraut.

 

Monatliche Abrechnung
Auf Grundlage der ersten Abrechnung erstellen wir für Sie einen individuellen Vorschlag für die weitere einfache Datenübergabe. Selbstverständlich nutzen wir auch Ihre bereits bestehenden Dokumentationen und Datentabellen, wie z.B. Urlaubslisten, Provisionstabellen. Wir erinnern Sie rechtzeitig an Ihren nächsten Abrechnungstermin und die zeitnahe Datenübergabe. Wir behalten die gesetzlichen Fristen stets im Blick und sorgen für eine prüfungssichere und korrekte Lohnabrechnung.

 

Neue Mitarbeiter
Sie melden uns neue Mitarbeiter mit Hilfe unseres selbst entworfenen Mitarbeiterbogens. Dieser beinhaltet alle für eine korrekte Lohnabrechnung notwendigen Angaben. Der Bogen ist einfach und übersichtlich gestaltet. Wir übernehmen Ihre Daten und klären mit Ihnen offene Fragen. Durch unseren Mitarbeiterbogen, den wir regelmäßig an notwendige gesetzliche Veränderungen anpassen, können wir frühzeitig ausschließen, dass falsche oder nur Teil-Informationen abgefragt werden.

 

Elektronisches Meldewesen
Monat für Monat übernehmen wir die gesetzlich notwendigen Meldungen in elektronischer Form. Ob Lohnsteuer-Anmeldung (ELSTER) oder elektronische Beitragsnachweise und Meldewesen (DEÜV). In Ihren Abrechnungsunterlagen erhalten Sie alle Protokolle der übermittelten Daten.

 

Zahlungen
Sie erhalten von uns für alle Überweisungen, die Sie im Rahmen der Entgeltabrechnung tätigen, eine Zahlungsdatei (SEPA) für Ihr Banken-Programm. Unsere monatliche Mandanteninformation setzt Sie über die Zahlungstermine der Krankenkassen und des Finanzamtes in Kenntnis.

 

Abrechnungspaket
Alle Unterlagen stehen Ihnen in unserem Kunden-Center – ohne weitere Kosten – online rund um die Uhr zur Verfügung. So haben Sie jederzeit und überall einen sicheren persönlichen Zugriff auf Ihre Daten. Zusätzlich erhalten Sie die Unterlagen für die Lohnbuchhaltung monatlich in einem Aktenordner sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen komplett mit den erstellten SV-Meldungen und der Lohnsteuerbescheinigung kuvertiert in einem Sicherheitskuvert zur Ausgabe an Ihre Mitarbeiter. Zukünftig ist kein umsortieren, abheften oder kuvertieren mehr notwendig. Sollte Ihnen die Menge der monatlichen Abrechnungsunterlagen zu viel werden, können Sie jederzeit den Umfang der ausgedruckten Berichte anpassen.

 

Kunden-Center
In unserem Kunden-Center erhalten Sie Zugriff auf alle bisher erstellten Abrechnungsunterlagen und Zahlungsdateien, des Weiteren können Sie durch weitere Zugriffsrechte auch einzelnen Mitarbeitern oder Betriebsprüfern bestimmte Nutzungsfunktionen des Kunden-Centers überlassen. Ein besonderer „Clou“ besteht hierbei auch in der Möglichkeit, dass jeder Mitarbeiter einen eigenen Online-Zugriff für seine persönlichen und individuellen Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und SV-Meldungen bekommt. Das Kunden-Center kann zusätzlich auch zum Austausch der monatlichen Änderungsdaten und individueller Auswertungen sowie persönlicher Nachrichten dienen.

 

Bescheinigungswesen
Auf Wunsch erstellen wir für Sie (Entgelt-)Bescheinigungen. Ob Krankengeldbescheinigung, Arbeitsbescheinigung oder Wohngeldbescheinigung. Alle Bescheinigungen werden schnell und ohne zeitliche Verzögerungen erstellt, unabhängig vom Abrechnungstermin.

 

Zu guter letzt
Je nach Kundenwunsch, unabhängig von der eigentlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung, möchten wir mit Ihnen monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder mindestens einmal im Jahr ein persönliches Gespräch bei Ihnen führen. Hierbei stellen wir sicher, dass wir zu jedem Zeitpunkt Ihre Bedürfnisse und Wünsche kennen und jederzeit agieren können.

Es besteht auch die Möglichkeit, dass wir Ihr individuelles Firmenlogo auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung andrucken und somit die Abrechnung für Ihre Mitarbeiter genauso individuell gestalten wie unseren Service.

Und sollte mal die Krankenkasse, das Finanzamt oder Ihr Steuerberater eine Frage haben? Kein Problem. Auch dieser Service (ohne Zeitlimit) ist ein fester Bestandteil unseres attraktiven Komplett-Preises.