Gut informiert. Ganz unkompliziert.

Gut informiert. Ganz unkompliziert.

Kontakt

Kontakt

info@lohnzentrum.de

*
*

WIR HABEN DIE ANTWORTEN

 

Hier finden Sie die Antworten auf die meist gestellten Fragen, die sich beim Wechsel von einem Steuerberater/Dienstleister für Lohnabrechnungen oder dem eigenen Programm/Inhouse zu uns ergeben können. Scheuen Sie sich aber nicht, uns direkt anzusprechen und nachzufragen. Wir sind gerne für Sie da - ein Anruf genügt.

 

Alle öffnen / schließen

Ist ein unterjähriger Wechsel zu jeder Zeit möglich?

Ja. Wir übernehmen alle notwendigen Daten, um eine korrekte Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer bei Einmalzahlungen, wie z.B. Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld, zu gewährleisten. Der betriebliche Lohnsteuer-Jahresausgleich wird selbstverständlich auch berücksichtigt.
 

Ist ein unterjähriger Wechsel sinnvoll?

Unsere Kunden bestätigen, dass ein unterjähriger Wechsel viele Vorteile hat: Sie werden frühestmöglich durch uns entlastet und können sich vollumfänglich ihrem Kerngeschäft widmen. Zudem sind zum Jahreswechsel häufig neue Projekte geplant.
 

Nimmt Lohnzentrum Kontakt mit meinem bisherigen Abrechner auf, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten?

Ja. Wir sprechen auf Wunsch mit Ihrem bisherigen Abrechner (z.B. Steuerberater) und klären mit ihm die notwendigen Abrechnungsunterlagen, die wir für die Übernahme benötigen.
 

Für welche Unternehmen(sgröße) bietet das Lohnzentrum seine Dienstleistung an?

Unsere Dienstleistung ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) von einem bis 10.000 Arbeitnehmern interessant. In diesen Unternehmen wird eine effiziente, sichere und preiswerte Abwicklung benötigt, die mit einer einfachen Softwarelösung nicht zu realisieren ist.
 

Welche Branchen werden durch das Lohnzentrum betreut?

Unsere Kunden kommen aus allen Wirtschaftsbereichen und Branchen.
 

Fallen Kosten für die Übernahme meiner Daten zum Lohnzentrum an?

Nein. Für die Übernahme Ihrer Daten in unser System berechnen wir Ihnen keine Einrichtungskosten.
 

Welche elektronischen Meldungen werden bei einem Wechsel zum Lohnzentrum notwendig?

In der Sozialversicherung werden für alle sozialversicherungsmeldepflichtigen Mitarbeiter Meldungen mit Grund 36 (Abmeldung wegen Systemwechsel) von Ihnen oder Ihrem bisherigen Abrechner erstellt. Wir melden Ihre Mitarbeiter mit Grund 13 (Anmeldung wegen Systemwechsel) bei den gesetzlichen Krankenkassen an.
Im Bereich der Lohnsteuer empfehlen wir, eine Lohnsteuerbescheinigung für den Zeitraum bis zum Wechsel zu erstellen. Ist eine solche Lohnscheuerbescheinigung nicht erstellbar, übernehmen wir die Werte vom Vorabrechner bzw. aus Ihrem Programm und melden die komplette Lohnsteuer bei Austritt bzw. am Jahresende.
 

Welche Unterlagen muss ich für einen Wechsel übermitteln?

Für die Firmenstammdaten erhalten Sie von uns einen Fragebogen, der die wesentlichen Daten Ihres Unternehmens abfragt.
Für die Übernahme Ihrer Mitarbeiterdaten benötigen wir eine aktuelle Entgeltabrechnung. Auf dieser sind bereits viele Daten, wie die Anschrift, die aktuelle Krankenkasse und die Sozialversicherungsnummer genannt. Da einige Daten Ihrer Mitarbeiter, die für eine fehlerfreie Lohnabrechnung notwendig sind, nicht auf dem Abrechnungsformular genannt werden, benötigen wir einen Ausdruck der Mitarbeiterstammdaten von Ihrem bisherigen Abrechner bzw. aus Ihrem Abrechnungsprogramm. Hier finden sich z.B. Angaben zur Arbeitszeit, Berufsgenossenschaft sowie zum Tätigkeitsschlüssel.
Ergänzt werden die Daten Ihrer Mitarbeiter durch Kopien wie z.B. Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen sowie Verträgen zur betrieblichen Altersvorsorge.
Um die bisherigen Bankverbindungen, z.B. VL-Verträge, zu übernehmen, übermitteln Sie uns ein Journal einer aktuellen Lohn- und Gehaltsüberweisung. Diese erhalten Sie entweder aus Ihrem Abrechnungsprogramm oder Ihrer Banksoftware (z.B. SFirm).
 

Wie findet die Übergabe der Daten statt?

Für die Ersteinrichtung holen wir die notwendigen Daten in der Regel direkt bei Ihnen persönlich ab. Hierbei lassen sich bereits frühzeitig Fragen und Abläufe klären. Dadurch ist sichergestellt, dass wir Ihr Unternehmen sowie Ihre Abrechnungsbesonderheiten vom ersten Tag kennen lernen.
 

Was ist bei einem unterjährigen Wechsel zu beachten?

Um einige Bescheinigungen vollständig erstellen zu können, ist es notwendig die Lohnkonten der bereits im laufenden Jahr berechneten Monate zu übernehmen. Hierfür empfehlen wir die Bereitstellung der Lohnkonten durch den ehemaligen Abrechner.
Einige Auswertungen sind jährlich zu erstellen. Hierzu gehören der Entgeltnachweis für die Berufsgenossenschaft und die Schwerbehinderten-Anzeige. Um diese Auswertungen für Sie erstellen zu können, benötigen wir die entsprechenden Vortragswerte.
 

Ich berechne meine Löhne am Anfang des Monats. Was muss ich bei einem Wechsel beachten?

Die Sozialversicherungsbeiträge sind für den laufenden Monat immer zum drittletzten Banktag fällig. Wenn Sie Ihre Entgeltabrechnung erst im Folgemonat erstellen (lassen), müssen Ihre Sozialversicherungsbeiträge geschätzt und vor dem Stichtag an die Krankenkassen gemeldet werden. In der Regel entsteht zwischen geschätzter und echter Beitragsschuld eine Differenz, die im nächsten Monat verrechnet wird. Beim Wechsel übernehmen wir diese Differenzen, sodass auch beim Wechsel die korrekten Beiträge an die Krankenkassen gemeldet werden.
 

Muss ich Kenntnisse in der Lohnbuchhaltung haben?

Nein. Wir übernehmen Ihre Daten und prüfen diese auf Plausibilität und Vollständigkeit. Bei Unklarheiten fragen wir nach und erklären Ihnen die Zusammenhänge.
 

Wie melde ich die monatlichen Veränderungen?

Sie erhalten von uns eine auf Ihre Bedürfnisse angepasste Excel-Tabelle. In diese Tabelle geben Sie Ihre Veränderungen (z.B. Anschriftenänderungen) und variable Daten (z.B. gearbeitete Stunden) ein. Sie schicken uns dann Ihre Daten per E-Mail oder laden die Tabelle in unserem Kunden-Center hoch.
 

Welche Daten benötigt das Lohnzentrum bei einem neuen Mitarbeiter?

Sie erhalten von uns einen Fragebogen. Zusammen mit Ihrem neuen Mitarbeiter tragen Sie alle Daten ein und übermitteln uns den Bogen. Im Rahmen der monatlichen Lohnabrechnung melden wir den neuen Mitarbeiter bei der Krankenkasse bzw. Minijobzentrale an und erstellen einen entsprechenden Beitragsnachweis sowie die Entgeltabrechnung.
 

Können Betriebsrentner/Versorgungsbezugsempfänger über das Lohnzentrum abgerechnet werden?

Ja. Wir benötigen nur Ihre Zahlstellen-Betriebsnummer.
 

Können Mitarbeiter in Altersteilzeit über das Lohnzentrum abgerechnet werden?

Ja. Sie übermitteln uns dazu einfach den Altersteilzeit-Vertrag.
 

Wie gestaltet sich die persönliche Betreuung?

Vom ersten Tag der Zusammenarbeit an arbeitet Ihr persönlicher Lohnsachbearbeiter mit Ihnen zusammen, ob bei der Übernahme der Daten oder bei den monatlichen Veränderungen. Ihr Lohnsachbearbeiter kennt alle Besonderheiten Ihres Unternehmens. So kann flexibel und schnell reagiert werden.
 

In welchen Zeiten erreiche ich meinen persönlichen Lohnsachbearbeiter?

Ihren persönlichen Lohnbuchhalter erreichen Sie in der Zeit von 8.00 Uhr bis 18.00 Uhr von Montag bis Freitag.
 

Was geschieht, wenn ich zu meinem vereinbarten Termin in Urlaub bin?

Wir planen mit Ihnen die Abrechnungstermine. Bereits zu diesem Zeitpunkt kann Ihr Urlaub berücksichtigt werden. Auch ist eine kurzfristige Terminverschiebung unter Beachtung und Einhaltung der gesetzlichen Meldefristen möglich. Wir richten uns nach Ihrem Terminkalender.
 

Werde ich an den Abrechnungstermin erinnert?

Damit Sie im Trubel des Alltags den Abrechnungstermin nicht vergessen, erinnern wir Sie rechtzeitig an die Übermittlung der Daten.
 

Was passiert, wenn ich krank werde?

Wir kümmern uns darum, dass die Abrechnung trotzdem korrekt und termingerecht durchgeführt wird. Die Datenübergabe ist einfach und transparent gestaltet. Wir helfen Ihrer Vertretung bei der Datenübermittlung und melden uns, wenn monatlich wiederkehrende Unterlagen bzw. Entgeltbestandteile fehlen. Sollten trotzdem Sachverhalte von Ihrer Seite nicht gemeldet worden sein, werden diese im nächsten Monat kostenlos korrigiert.
 

Sind alle Korrekturen kostenfrei?

Ja. Alle rückwirkenden Änderungen, wie z.B. Änderung der Lohnsteuerkarte, neuer Dienstwagen, Wechsel der Krankenkasse, Änderung des Gehaltes sowie generell alle gesetzliche Anpassungen sind kostenfrei.
 

Was ist das Kunden-Center?

In unserem Kunden-Center erhalten Sie Zugriff auf alle bisher erstellten Abrechnungsunterlagen und Zahlungsdateien. Es kann auch zum Austausch der monatlichen Änderungsdaten und individueller Auswertungen dienen.
 

Welche Vorteile bietet das Kunden-Center?

Durch den Zugriff über einen beliebigen Internet-Browser (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome, etc.) können wir Ihnen die Abrechnungsdaten schnell und einfach zur Verfügung stellen. Unser Kunden-Center ist selbst über ein Smart-Phone oder Tablet-PC erreichbar.
Wenn Sie Mac-User sind, gibt es keine Probleme bezüglich der Kompatibilität. Alle Unterlagen werden als PDF-Dateien heruntergeladen und angezeigt.
Durch den passwortgeschützten Zugang und ein Dokumentenpasswort sind Ihre Daten vor fremden Dritten geschützt.
Auch der Austausch der monatlichen Veränderungsdaten kann ohne E-Mail-Programm sicher und unkompliziert durchgeführt werden. Sie laden die vorbereitete Excel-Tabelle hoch. Unser Kunden-Center ist weltweit und rund um die Uhr erreichbar.
Unsere Arbeitshilfen haben Sie immer in der aktuellen Version im Kunden-Center vorliegen. Nach der Eingabe der Daten laden Sie diesen einfach hoch und wir übernehmen die Daten für die nächste Abrechnung.
 

Wer kann auf das Kunden-Center zugreifen?

Sie bestimmen, wer Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Dies ist zunächst i.d.R. die Person, die uns die Daten übermittelt, des Weiteren besteht die Möglichkeit, dass auch der Vorgesetzte, die Vertretung oder der Steuerberater Einsicht erhält. Jeder Nutzer erhält ein individuelles Benutzerkonto. Wenn Sie mehrere Firmen haben, kann der Zugriff auf eine Firma beschränkt werden.
Es besteht die Möglichkeit, dass jeder Arbeitnehmer einen persönlichen Zugriff auf seine individuellen Unterlagen, wie die Entgeltabrechnung, die Meldungen zur Sozialversicherung und die Lohnsteuerbescheinigung bekommt. Das lästige Verteilen der Lohnabrechnung entfällt. Tritt ein Mitarbeiter aus, wird der Zugang automatisch deaktiviert.
 

Wer eröffnet das Beitragskonto bei einer neuen Krankenkasse?

Sie erhalten von uns einen Vordruck zur Eröffnung des Beitragskonto bei der neuen Krankenkasse. Diesen geben Sie unterschrieben an die Krankenkasse weiter. Der Vordruck beinhaltet auch die Wahl eines Erstattungssatzes in der U1 (Entgeltfortzahlung bei Krankheit) und die Möglichkeit, eine Einzugsermächtigung gegenüber der Krankenkasse auszusprechen.

Wie schnell wird auf meine E-Mails reagiert?

Ihre E-Mails werden umgehend bearbeitet. Sie erhalten eine Antwort schon nach wenigen Minuten. Wir garantieren eine qualifizierte Antwort innerhalb von maximal 6 Stunden während der Geschäftszeiten. Sie werden bei uns individuell und persönlich betreut.
 

Übernimmt das Lohnzentrum auch die Korrespondenz mit den Krankenkassen?

Ja. Bei Sachverhalten zur Entgeltabrechnung übernehmen wir kostenfrei die Korrespondenz mit den Krankenkassen.
 

Sind die Daten meiner Mitarbeiter sicher?

Neben dem obligatorischen Passwortschutz einer Abrechnungssoftware verwalten wir Ihre Daten auf einem eigenen Server, der in einem zertifizierten Rechenzentrum steht.
Unsere Mitarbeiter sind auf den besonderen Umgang mit personenbezogenen Daten geschult und unterliegen einer erweiterten Verschwiegenheit. Unsere Büroräume sind alarmgesichert und nur autorisierten Personen zugänglich.
Unser Kunden-Center arbeitet mit einer AES-128-Bit-Verschlüsselung (Bankenstandard).
 

Welche Daten benötige ich für eine Prüfung?

Alle notwendigen Abrechnungsunterlagen erhalten Sie monatlich von uns. Falls Sie Ihre Unterlagen ausschließlich in unserem Kunden-Center verwalten, können Sie einen kostenlosen temporären Zugang für den Prüfer buchen. Der Prüfer kann sich dann die notwendigen Daten selbst herunterladen und ggf. ausdrucken. Der Zugang wird nach Abschluss der Prüfung deaktiviert.
Falls der Prüfer die kompletten Daten auf einer CD-ROM benötigt, stellen wir diese zur Verfügung. Für die Lohnsteuer-Außenprüfung können wir zusätzlich auf Wunsch eine GDPdU-CD erstellen.
 

Kann ich eine Zahlungsdatei für die Überweisungen erhalten?

Ja. In unserem Kunden-Center können Sie sich nach Abschluss der Lohnabrechnung die Zahlungsdatei herunterladen und in Ihre Bankensoftware (z.B. SFirm) importieren.
 

Gibt es eine Preisgarantie?

Ja. Alle genannten Preise gelten für mindestens 24 Monate ab dem ersten Abrechnungsmonat.
 

Gibt es eine Pauschale für kleine Unternehmen?

Nein. Alle Kunden zahlen bei uns den gleichen Komplett-Preis je Abrechnung.
 

Welche Vertragslaufzeit gehe ich mit einem Wechsel zum Lohnzentrum ein?

Der Vertrag ist mit einer Frist von drei Monaten schriftlich kündbar.